Bagian Pembelian Dalam Pengelolaan Administrasi Pembelian

...Unit Organisasi Yang Terkait Dalam Pengelolaan Administrasi Pembelian...

®       Bagian Pembelian

-      Menerima SPP dari Bagian Gudang atau dari bagian lain

-      Membuat SPPH rangkap 2, dalam hal barang yang diminta belum ada pada daftar langganan (pemasok)  

·         Lembar 1, diserahkan kepada para calon pemasok (leverasir)

·         Lembar 2, diarsipkan di Bagian Pembelian

-      Menerima surat penawaran harga dari calon pemasok

-      Meneliti perbandingan harga berdasarkan surat penawaran harga yang diterima dari calon pemasok

-      Menentukan calon pemasok yang cocok menjadi pemasok barang yang bersamgkutan

-      Membuat SOP rangkap 6 untuk didistribusikan :

·         Lembar 1 & 2, dikirimkan kepada pemasok. Lembar 1 untuk pemasdok, lembar 2 setelah ditandatangani oleh pemasok ditarik kembali, sebagai bukti penerimaan order pembelian

·         Lembar 3, diserahkan kepada Bagian Penerimaan

·         Lembar 4, diserahkan kepada Bagian Hutang

·         Lembar 5, diserahkan kepada Bagian Gudang

·         Lembar 6, diarsipkan di Bagian Pembelian sebagai arsip order yang belum diterima pengirimannya

-      Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 1 dari Bagian Pengiriman. Tanggal Laporan Penerimaan Barang dicatat dalam SOP lembar 6. Selanjutnya order pembelian yang bersangkutan dipindahkan kedalam arsip order yang telah diterima pengirimannya.

-      Menerima faktur dari pemasok. Data faktur diteliti kecocokannya dengan data SOP yang bersangkutan

·         Mengenai barang

·         Mengenai harga

·         Mengenai syarat pembayaran & syarat penyerahan

-      Menyerahkan faktur yang telah dinyatakan cocok dengan isi SOP yang bersangkutan kepada Bagian Hutang